Manuál k pokladně.

Registrace a nastavení firmy

1. Otevřete Registraci firmy. Založte účet majitele pomocí e-mailu a hesla.
2. Vyplňte název provozovny, firemní údaje, IČO, adresu, e-mail a telefon.
3. Zvolte, zda je firma plátce, nebo neplátce DPH. U plátce doplňte DIČ a potřebné údaje.
4. Uložte firmu. Firemní údaje se používají na dokladech. Změny provádějte ve správě Firma a doklady.
5. Přidejte produkty, stoly a zaměstnance. Potom otevřete pokladní směnu.

Produkty, ceny a dostupnost

1. V administraci otevřete Produkty. Vytvořte nebo vyberte kategorii nabídky.
2. U produktu nastavte název, popis, cenu, fotografii a další údaje podle nabídky, například gramáž a alergeny.
3. U plátce DPH nastavte odpovídající sazbu každého produktu. Režim neplátce se nastavuje u celé firmy.
4. Uložte změny a ověřte cenu v nabídce. Pozdější změna ceny nemá měnit již zaúčtované položky.
5. Podle provozu nastavte dostupnost nebo počet porcí. Vyprodanou položku označte jako nedostupnou.

Pro změnu ceny použijte úpravu produktu. Produkt, který již nenabízíte, můžete vyřadit nebo smazat podle možností správy produktů.

Personál a osobní PINy

1. Majitel otevře část provozu s přehledem Zaměstnanci a osobní PINy.
2. Vyplní jméno, roli a osobní PIN o délce 6–12 číslic.
3. PIN předá přímo konkrétnímu zaměstnanci. Každý má vlastní přístup.
4. Zaměstnanec otevře Přihlášení personálu a přihlásí se svým PINem.

Majitel může přístup zablokovat nebo změnit PIN. Po změně PINu se zaměstnanec musí znovu přihlásit.

Otevření pokladny

1. V nabídce administrace klikněte na dlaždici Otevřít pokladnu.
2. Zadejte počáteční hotovost, která je skutečně v pokladně. Může být i 0 Kč.
3. Stiskněte Potvrdit otevření pokladny.
4. Zkontrolujte stav „Pokladna je otevřená“. Dlaždice se změní na Zavřít pokladnu a ukončit směnu.

Během směny lze v části Příjem / výdaj hotovosti zapsat pohyb, částku a důvod. Hotovostní platby a vratky se promítají do pokladny; platby kartou se vedou samostatně.

Stoly a otevřené účty

1. Otevřete Mapu stolů. Vyberte část provozovny, například Restaurace, Sál, Terasa nebo Pokoje.
2. Klikněte na příslušný stůl nebo pokoj. U volného místa použijte Obsadit stůl / otevřít účet.
3. V části pro produkty vyberte položky a množství. Rozpracovanou objednávku uložte nebo odešlete dostupným tlačítkem.
4. V přehledu objednávek sledujte stav přípravy a podání. Na účtu zkontrolujte celkovou částku.
5. Pro zaplacení přejděte do části Platba.

Pro přidání stolu použijte správu stolů. Novému stolu se vytvoří vlastní QR kód. Při změně členění provozovny ověřte, že každý stůl patří do správné části.

Přijetí QR objednávky

1. Ve správě QR kódů otevřete kód příslušného stolu. Vytiskněte jej a umístěte na správný stůl.
2. Host načte kód telefonem, vybere položky a odešle objednávku. QR objednávky jsou dostupné od balíčku Pokladna + objednávky.
3. V mapě stolů se nová objednávka zvýrazní. Otevřete stůl a přehled objednávek.
4. U nové objednávky klikněte na Potvrdit přijetí. Objednávka přejde do potvrzeného stavu.
5. Po předání hostovi použijte Označit jako podanou.

Host vidí svůj účet do zaplacení. Volbou Chci zaplatit požádá o obsluhu: při hotovosti obsluha přijde ke stolu, při platbě kartou se host dostaví k baru podle zobrazeného pokynu.

Kuchyň, bar a tisk lístků

1. Kuchyň nebo bar otevře svoji část administrace pod příslušnou rolí.
2. Zkontroluje položky a poznámky objednávky. Připravenou objednávku označí dostupnou volbou dokončení přípravy.
3. Pro tisk otevře kuchyňský nebo barový lístek a použije tisk zařízení.
4. Obsluha po doručení ke stolu označí objednávku jako podanou.

Tiskárna musí být nastavená v zařízení, ze kterého tisknete. V tiskovém dialogu vyberte správnou tiskárnu a velikost papíru. Hardware není součástí předplatného.

Zaplacení a uzavření účtu

1. Otevřete stůl a přejděte do části Platba. Zkontrolujte všechny položky a zbývající částku.
2. Vyberte hotovost nebo kartu. Před hotovostní platbou musí být otevřená pokladna.
3. Přijměte hotovost, nebo dokončete karetní transakci na platebním terminálu.
4. Vyberte zaplacení celého účtu. V potvrzovacím panelu ověřte částku a způsob platby.
5. Potvrďte platbu až po jejím skutečném přijetí. Účet se po úplném zaplacení uzavře a stůl uvolní.
6. Otevřete Vytisknout poslední doklad nebo doklad u konkrétní platby.

Při potvrzení zkontrolujte také podání objednávek. Pokud potvrzovací panel upozorní na nepodané položky, ověřte, že je zákazník skutečně obdržel.

Rozdělení, přesun a vrácení platby

Hosté platí každý zvlášť

1. V platbách otevřete část pro rozdělení účtu.
2. U nezaplacených položek vyberte počet kusů, který konkrétní host hradí.
3. Vyberte způsob platby a použijte Zaplatit vybrané položky.
4. Potvrďte skutečně přijatou platbu. Zbytek účtu zůstane otevřený do úplného zaplacení.

Přesunout nebo spojit účet

Otevřete Přesunout nebo spojit účet, vyberte operaci a cílový stůl. Celý účet přesuňte na volný stůl, spojte jej s jiným otevřeným účtem nebo přesuňte vybrané nezaplacené kusy.

Storno a vratka

U nesprávné nové či potvrzené objednávky použije vedoucí nebo správce storno a uvede důvod. Již přijatou platbu lze vrátit v přehledu plateb dostupném vedoucímu nebo majiteli. Potvrzení proveďte až po skutečném vrácení peněz zákazníkovi. Vratka se zapisuje do evidence a uzávěrky.

Zavření pokladny a uzávěrka

1. Zkontrolujte otevřené účty a dořešte nezaplacené objednávky. Zavření pokladny samo neznamená zaplacení těchto účtů.
2. Klikněte na Zavřít pokladnu a ukončit směnu. Případně otevřete volbu Ukončit směnu u stolů.
3. Spočítejte skutečnou hotovost v pokladně a vyplňte ji do pole. Neopisujte očekávanou částku bez přepočítání.
4. Porovnejte očekávanou a skutečnou hotovost. Ověřte případný rozdíl.
5. Použijte Potvrdit zavření pokladny nebo Potvrdit ukončení směny, podle otevřeného panelu.
6. Zkontrolujte uloženou uzávěrku v přehledu Uzavřené směny. Dlaždice se vrátí na Otevřít pokladnu.

Očekávaná hotovost vychází z počátečního vkladu, přijatých hotovostních plateb, vratek a dalších příjmů či výdajů. Rozdíl je skutečně spočítaná hotovost minus očekávaná hotovost.

Online objednávky a rozvoz

Online objednávky jsou dostupné od balíčku Pokladna + objednávky. Kurýři, rozvoz a funkce SMS patří do balíčku Komplet.

1. Nastavte firemní nabídku, způsob doručení a dostupné platby. Pro zákazníky používejte objednávkový odkaz své firmy.
2. Novou objednávku zkontrolujte a přijměte. Postupujte přes stavy Přijaté → Vyřizují se → Na cestě → Doručené.
3. V části kurýrů sledujte přidělení objednávky a průběh doručení podle nastavení provozu.
4. Po skutečném předání a zaplacení dokončete objednávku a zkontrolujte doklad.

Odesílání SMS vyžaduje zprovozněné napojení SMS služby. Přijaté zprávy se účtují po 1,99 Kč; neúspěšná odeslání se neúčtují. Spotřeba a vyúčtování se vedou pro každou firmu zvlášť.

Zálohy a obnova

1. Majitel otevře Zálohy a obnova v části provozu.
2. Pro aktuální kopii klikne na Vytvořit zálohu a stáhne soubor.
3. Automatická denní záloha se vytváří na pozadí při provozu. Stav kontroluje vlastník v centrální správě.
4. Pro obnovu vybere soubor, přečte náhled, zkontroluje datum a rozsah a potvrdí slovem OBNOVIT.

Obnova v pokladně podporuje soubory do 10 MB a 20 000 záznamů. Větší archiv řešte se správcem. Nové automatické zálohy se uchovávají za posledních 30 dní.

Balíčky, SMS a vlastní doména

1. Majitel otevře Předplatné firmy.
2. Vybere balíček Pokladna 299 Kč, Pokladna + objednávky 399 Kč nebo Komplet 499 Kč za měsíc.
3. Připraví rozpis platby. Zkontroluje období, částku, účet a přidělený variabilní symbol.
4. Provede bankovní převod. Aktivace nebo změna platí po potvrzení přijetí platby správcem.

První platba zahrnuje zbývající dny měsíce a následující celý měsíc. Další období jsou kalendářní měsíce. Změna balíčku dopočítá rozdíl do konce zaplaceného období, nebo vytvoří kredit při snížení.

SMS: 1,99 Kč za zprávu přijatou SMS bránou, včetně zkušebních SMS. Uzavřené měsíce lze připojit k další platbě nebo uhradit samostatně.

Doména: požadovaný název domény pošlete přes poptávku. Zajištění nové domény stojí 399 Kč na rok. Pro stávající doménu se ověří vlastnictví a dokončí připojení k hostingu. Samotné přiřazení názvu firmě doménu nezprovozní.

Úpravy na míru: popište požadované chování a příklad z vašeho provozu. Rozsah, cena a termín se domlouvají předem.

Když se něco nedaří

Nemohu přijmout hotovost

Zkontrolujte otevřenou pokladní směnu. Pokud je zavřená, nejprve ji otevřete a zadejte počáteční hotovost.

Účet zůstal po platbě otevřený

Zkontrolujte zbývající částku. Úhrada vybraných položek nechává zbytek účtu otevřený. U celkové platby musí proběhnout i konečné potvrzení. Nezadávejte druhou platbu, dokud neověříte přehled již přijatých plateb.

Tlačítko platby je neaktivní

Uložte rozpracované položky, zkontrolujte oprávnění a případný otevřený potvrzovací panel. Obnovte aktuální stav účtu podle hlášení systému.

Objednávka se nezobrazuje

Zkontrolujte správnou firmu, část provozovny, stůl a internetové připojení. U QR objednávky ověřte, že host dokončil odeslání a má kód správného stolu.

Požadavek se nepodařilo uložit

Přečtěte hlášení systému. Pokud nabídne Zopakovat stejnou operaci, použijte tuto volbu pro opakování původního požadavku. Před zadáním nové platby zkontrolujte historii a stav účtu.

Tiskárna netiskne

Otevřete doklad znovu a zkontrolujte tiskárnu v tiskovém dialogu zařízení, připojení a papír.